état du 8 décembre 2008

ADBDP ADBS ADBU ADDNB FULBI

Charte des bonnes pratiques pour les transferts de données lors des changements de SIGB

PROPOSITION DE BASE DE TRAVAIL

PREAMBULE

En accord avec les associations professionnelles de bibliothécaires et de documentalistes, les producteurs de logiciels, fournisseurs commerciaux ou acteurs des logiciels libres quels que soient leurs statuts, dont la liste est donnée en annexe, ont élaboré cette charte pour faciliter les transferts des données informatisées des bibliothèques et centres de documentation lors de leurs réinformatisations.

Le but de cette charte est de faciliter ces transferts de données, en permettant aux bibliothèques et aux centres de documentation de connaître le plus tôt possible les conditions techniques et financières de ces transferts, et en précisant certains éléments techniques de base.

Elle définit donc un ensemble de bonnes pratiques qui concernent :
 les conditions financières de ces transferts de données,
 des conditions de délai et d’information entre l’établissement utilisateur et son producteur ou fournisseur de logiciel,
 les formats et structures de fichiers communément acceptés dans ce cadre.

Les associations professionnelles (ADBDP, ADBS, ADBU, ADDNB, FULBI "ajouter ici les autres noms") estiment que les pratiques citées dans cette charte sont de bonnes pratiques. Elles la soutiennent, la font connaître et en assurent la publication. Elles organisent des réunions de concertation avec les producteurs de logiciels pour bibliothèques et centres de documentation pour la faire évoluer, si le besoin s’en fait sentir, et désignent des correspondants pour veiller à cette évolution.

CHARTE

Les associations professionnelles et les producteurs de logiciels signataires de cette charte valident les principes suivants :

ARTICLE 1

Selon la législation sur les bases de données, les données produites, achetées ou reçues par l’établissement documentaire, bibliothèque ou centre de documentation, pour son propre fonctionnement et pour les services rendus aux usagers sont, sauf contrat contraire avec le producteur initial des données, la propriété de l’établissement documentaire.

ARTICLE 2

En cas de changement de SIGB, le producteur du SIGB courant (fournisseur commercial de logiciels ou de prestations informatiques, ou acteur du logiciel libre quel que soit son statut) s’engage à mettre à la disposition de l’établissement documentaire client, sur simple demande, et à titre gratuit, l’ensemble de ses données dans un format non encrypté.

Ces données comprennent, sans aucune exception, tous les éléments nécessaires à l’établissement ou produits par lui : notices bibliographiques, notices d’autorité, notices des exemplaires, et d’une manière générale tous les éléments nécessaires à la recherche documentaire ; fichiers des prêts, des statistiques, des lecteurs, de lettres de rappel, fichiers nécessaires au fonctionnement du système d’acquisitions ou de la gestion des périodiques, fichiers de paramétrage, et d’une manière générale tous les fichiers nécessaires à la gestion de l’établissement documentaire et des services qu’il rend à ses usagers ; fichiers de textes, d’images, de son, etc, et d’une manière générale tous les fichiers nécessaires aux services rendus sur le web si l’interface web est gérée par le producteur de logiciel.

Ces fichiers sont remis à l’établissement documentaire sur un support facilement utilisable, et dans l’un des formats ou l’une des structures cités dans les articles suivants.

Sauf malfaçon, erreur du producteur du SIGB précédent dans la préparation des données ou cas de force majeure, ces fichiers ne sont fournis qu’une fois lors du changement de SIGB.

Ils sont fournis sur simple demande de l’établissement documentaire, dans un délai d’un mois à partir de la réception d’une demande écrite.

ARTICLE 3

Si, par suite d’une erreur de l’établissement documentaire ou du producteur du SIGB suivant, un nouveau transfert de données s’avère nécessaire, le producteur du SIGB précédent s’engage à retransmettre ces fichiers dans un délai d’un mois à partir de la nouvelle demande, et à facturer cette opération à un tarif raisonnable justifié par le temps de travail effectif et le temps d’utilisation de ses équipements qu’il y aura consacré.

ARTICLE 4

Sont considérés comme des formats non encryptés :

 les fichiers ISO 2709 contenant des notices dans un format MARC conforme à sa définition officielle (spécifications publiées par l’IFLA pour les formats UNIMARC, par le MARBI pour les formats MARC21...),

 les fichiers contenant des données sur les lecteurs, les prêts, les acquisitions, etc, dans l’un des formats suivants :

. format XML dont la DTD est communiquée intégralement à l’établissement,

. format CSV dont la structure est communiquée intégralement à l’établissement,

"ajouter ici les autres formats qu’il semble possible de définir"

. les fichiers de textes (txt, rtf, html, xml), images (jpg, png, tiff), sons ("à compléter"), vidéo, etc, pour la publication sur le web, dans l’un des formats standards acceptés communément sur le web "donner ici une liste de ces formats pour éviter des variantes trop confidentielles"

. tout format validé d’un commun accord par le producteur du SIGB précédent et celui du SIGB suivant ; dans ce cas, les producteurs transmettront à l’établissement documentaire la lettre ou le message rendant compte de cet accord et des fichiers qu’il concerne.